WeCareIT
 

Datapolicy

Denna policy beskriver vilken information vi behandlar för att stödja WeCareIT samt andra produkter och funktioner som erbjuder.

1. Vilka typer av information och uppgifter samlar vi in?

För att kunna erbjuda WeCareIT plattformen och funktionerna måste vi behandla information om dig. Vilka informationstyper vi samlar in beror på hur du använder våra produkter. Grundläggande till informationen är att vi som företag inte sparar den faktiska informationen du sparar och skriver på vår plattform för vårt syfte utan endast för er som verksamhet att kunna utföra och nyttja plattformen till fullo. Verksamheten äger rätten till all information ochvi som plattform förmedlar inte den vidare, om inte så krävs av myndigheter eller andra aktörer med stöd i lagen. Vi förenklar även för er att förmedla vidare informationen

Saker som du tillhandahåller och gör

Information om den anställde Systemet sparar information om namn och kontaktuppgifter, detta för att sätta upp ett användarkonto, informationen används inte i andra syften. För användare av lönesystemet så samlas personliga uppgifter som adress, personnummer, anställningsdatum och lön in för att kunna betala ut lön och skapa korrekta kontrolluppgifter till Skatteverket. Vi sparar även information du skrivit i inlägg, dokument du laddat upp, aktiviteter och ”to-do’s” som skapats. Dels informationen i själva inlägget/aktiviteten osv menäven så kallad metainformation, som vem som skrev det och när.

Information om brukare

Kärnan i systemet är att dokumentera händelser som är viktiga för driften av ett LSS-boende, därför sparas fritexten som den anställde skriver, den används däremot inte i annat syfte än för er verksamhets behov, utöver det sparar vi information om:

Plats: för att kunna styra behörighet för de anställda enligt Patientdatalagen.

Typ av anteckning: Vi sparar en ’tag’ om typ av inlägg, Social Dokumentation, HSL eller arbetsmaterial. De första två kan inte raderas utan endast strykas över, den sista raderas efter 3 månader.

Nyckelord och underkategori: Används för att underlätta filtrering och eventuell export av dokumentation, vi analyserar antalet skrivna anteckningar per nyckelord och underkategori för att ge er möjligheten att optimera de tillgängliga nyckelorden men tittar aldrig på fritexten i inlägget.

Anställd: Vi sparar vilken anställd det är som har skrivit inlägget

Brukare: Vi sparar en ’tag’ baserat på brukaren för att användare lätt ska kunna filtrera fram information om en specifik brukare, för användning

Personinformation: Beroende på verksamheten så sparar de personinformation om brukarna, för att säkerställa säker och konsoliderad hantering. WeCareIT använder aldrig denna information i våra egna syften utan endast för att visa den informationen för er verksamhet.

Din användning. Vi samlar in information om hur du använder våra produkter; funktioner du använder; åtgärder du utför; samt tid, frekvens och varaktighet för dina aktiviteter. Exempelvis sparar vi när du loggar in, vilka sidor du besöker och hur länge, men denna data bearbetas aldrig på individnivå utan endast för att övergripande förstå hur alla användare aggregerat använder plattformen.

Information om enheter

I enlighet med beskrivningen nedan samlar vi in information från och om datorer, telefoner och surfplattor du använder vår tjänst på. Vi samlar in den för att förstå hur användarna använder plattformen. Information som vi inhämtar från dessa enheter inkluderar:

  • Enhetsattribut: Information som operativsystem, maskinvaru- och programvaruversioner, signalstyrka, webbläsartyp, app- och filnamn
  • Nätverk och anslutningar: Typ av anslutning och datahastighet.

2. Hur använder vi den här informationen?

Vi använder den information vi har (med förbehåll för de val du gör) enligt vad som beskrivs nedan och för att stödja våra användarvillkor. Så här går det till:

Tillhandahålla, anpassa och förbättra våra produkter: Vi använder den information vi harom dig för att leverera våra produkter, inklusive för att anpassa funktioner och innehåll (inklusive din personliga samlingssida). För att skapa anpassade produkter som är anpassade för er typ av verksamhet så använder vi metadata om hur du använder vår plattform (vilka funktioner du är inne på, hur ofta, vilka tider, hur du interagerar med plattformen osv.) Allt detta analyseras inte på en individnivå utan endast som del av ett större dataurval för att förståövergripande beteenden och inte för att analysera en specifik persons användande.

Produktforskning och produktutveckling: Vi använder den information som vi har om dig för att utveckla, testa och förbättra våra produkter, bland annat genom att utföra undersökningar och bedriva forskning samt genom att testa och felsöka nya produkter och funktioner.

Kommunicera med dig: Vi kommunicerar aldrig direkt med dig via de kontaktdetaljer din arbetsgivare sparar om dig på vår plattform, det är endast för verksamheten att ha all information samlad på ett ställe. För vissa funktioner på plattformen så används eller kan din kontaktinformation komma att användas för att nå ut med användargenererad eller automatiskt genererad information från plattformen. Detta beror helt och hållet på inställningarna som din arbetsgivare har och vi erbjuder i sådana fall möjligheten att bli exkluderad.

3. Hur delas den här informationen?

Generellt så delas inte din information med någon extern part förutom om det krävs under lagstiftning eller som del av din arbetsgivares uppdragsutförande. Vi har en del funktioner som gör att verksamheten kan dela med sig av sociala dokumentationen till myndigheter, socialtjänster och närstående som enligt LSS lagen har rätt att ta del av denna information vid förfrågan.

Ny ägare: Om äganderätten till eller kontrollen över alla eller delar av våra produkter eller resurser ändras kan vi komma att överföra informationen om dig till den nya ägaren.

Vi delar information med rättsväsendet eller svarar på rättsliga förfrågningar under de omständigheter som beskrivs nedan.

Vilken är vår rättsliga grund för behandling av data?

Vi samlar in, använder och delar data som vi har på de sätt som beskrivs ovan:

  • I den utsträckning som krävs för att vi ska kunna säkerställa att våraanvändarvillkorefterlevs.
  • I den utsträckning det krävs för att vi ska kunna uppfylla våra juridiska skyldigheter enligt Patientdatalagen (2008:355)
  • I den utsträckning det krävs för att vi ska kunna uppfylla våra juridiska skyldigheter enligt Lag om Stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS 1993:387)
  • För att skydda dina eller andras grundläggande intressen.
  • I den utsträckning det krävs för att tillvarata allmänhetens intresse.
  • I den utsträckning det krävs för att tillvarata våra (eller andras) legitima intressen, inklusive våra intressen att tillhandahålla en innovativ, anpassad, säker och lönsam tjänst för våra användare och partner, såvida inte dessa intressen strider mot dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter som kräver skydd av personuppgifter.

5. Hur kan du utöva dina rättigheter enligt GDPR?

Enligt den allmänna dataskyddsförordningen har du rätt att få åtkomst till, korrigera, exportera och radera dina uppgifter. Vissa uppgifter krävs för att systemet ska fungera korrekt och dessa kan därmed inte raderas under tiden du vill nyttja systemet.

6. Datalagring samt inaktivering och borttagning av konto

Vi lagrar uppgifter tills de inte längre är nödvändiga för att tillhandahålla våra tjänster, eller tills ditt konto tas bort, beroende på vilket som inträffar först. Det här är en bedömning från fall till fall som beror på saker som uppgifternas natur, varför de samlats in och behandlas samt relevanta juridiska eller verksamhetsmässiga behov av datalagring. Om användarkontot raderas så fortsätter ditt för- och efternamn vara kopplat till dokumentation som fortfarande äraktiva, detta för att följa lagstiftningen angående dokumentation på LSS boenden. När detta inte längre är nödvändigt kan användarkontot helt tas bort, till dess rensas kontot från all annan personlig information.

7. Hur förhåller vi oss till rättsliga förfrågningar och förebygger skada?

Vi får åtkomst till, lagrar och delar din information med lagstiftare, brottsbekämpande myndigheter eller andra:

  • som svar på en juridisk begäran, om vi i god tro uppfattar att lagen kräver att vi gör det. Vi kan även besvara en juridisk begäran när vi i god tro uppfattar att svaret krävs enligt lag i jurisdiktionen, påverkar användare i jurisdiktionen och följer internationellt erkända standarder.
  • När vi i god tro uppfattar det som nödvändigt för att: identifiera, förhindra och vidta åtgärder mot bedrägeri, obehörig användning av produkterna, överträdelser av våra villkor eller policyer eller annan skadlig eller illegal verksamhet; för att skydda oss själva (inklusive våra rättigheter, vår egendom eller våra produkter), dig eller andra, inklusive somen del av utredningar eller juridiska förfrågningar; eller för att förhindra dödsfall eller överhängande fysisk skada. Om det är relevant utbyter vi exempelvis information med externa partner om tillförlitligheten hos ditt konto för att förhindra bedrägeri, otillåten användning eller annan skadlig aktivitet i och utanför våra produkter.

nformation som vi får om dig är tillgänglig och sparas under en förlängd tidsperiod om den är föremål för en juridisk begäran eller skyldighet, myndighetsutredning eller undersökningar som gäller möjliga överträdelser av våra villkor eller riktlinjer eller på annat sätt för att förhindra skada. Vi behåller även information från konton som inaktiverats för överträdelser av våra villkor i minst ett år för att förhindra upprepad otillåten användning eller överträdelse av våra villkor.

8. Hur meddelar vi dig om ändringar i denna policy?

Vi kommer att meddela dig innan vi genomför ändringar av denna policy och ge dig möjlighetatt granska den reviderade policyn innan du väljer att fortsätta använda våra tjänster.

9. Så här kontaktar du oss om du har frågor

Om du har frågor om denna policy kan du kontakta oss enligt beskrivningen nedan. Den personuppgiftsansvarige kan du kontakta via e-post på pub [at] wecareit.se eller per brev på följande adress:

Attn: Jasmine Aguayo
Activate Investments AB
Polhemsgatan 28
112 30 Stockholm
Sverige

Du har också rätt att inkomma med ett klagomål till Activate Investments AB:s högsta ansvariga tillsynsmyndighet, den svenska dataskyddskommissionären.