Vikten av vikarier i vården

I en drömvärld hade ordinarie personal alltid kunnat jobba sina egna pass, men ibland blir det inte som planerat och vikarier behöver kliva in. Vikarier i vården är ett ämne som ofta rör upp mycket känslor, men som samtidigt är oundvikligt, folk blir sjuka, slutar eller kan av andra anledningar inte jobba sitt planerade pass.. Dessa människor, som ibland kan ses som riktiga vardagshjältar när rätt person är på rätt plats, är livsviktiga på många arbetsplatser, inte minst där man jobbar med människor.

Nu under Covid-19 pandemin har vikarier nog aldrig varit ett lika relevant ämne. Vi har pratat med flera kunder vars behov av vikarier mångdubblats nu när nya rutiner kommer på plats och folk stannar hemma vid minsta sjukdomssymptom. Det har satt extra press på hur effektiv man är att fylla vikariepass, både att ni hittar vikarier, hur mycket tid ni lägger på det och hur enkelt de kan hänga med i rutinerna som i regel förändrats under pandemin.

Vi har tidigare pratat om vikten av rutiner på ett vårdboende. Men vad händer när vi placerar en ny människa i en ny miljö och utan tidigare erfarenhet av just det boendet? Många gånger kan vikarier ses som en svag länk då tidigare framsteg kan bli bakslag på grund av okunskap eller bristfällig information. Detta kan leda till att arbetsmiljön försämras och den ordinarie personalen inte längre trivs på arbetsplatsen. Något som oavkortat leder till att behovet av att plocka in fler vikarier ökar. Det blir snabbt en ond cirkel och en nedåtgående spiral som är svår att komma ur. Trots att det kan vara skrämmande att ta in nya personer på arbetsplatsen ska vi komma ihåg att det ofta är bättre att få in en vikarie på vårdboendet än att vara en underbemannad personalstyrka. Och en bra vikarie, är värd sin vikt i guld.

Så hur ger man egentligen vikarier de bästa förutsättningarna för att göra ett bra jobb?

1) Betala bra

Vikarier är inte bara en extrakostnad, det är resurser som du behöver. Och hittar du en riktigt bra vikarie gäller det att du håller denne hårt. Genom att visa uppskattning i form av bra betalt kommer personen i fråga med största sannolikhet känna sig uppskattad och vilja hjälpa till när det behövs. Kom ihåg att de kanske vikarierar på ett annat ställe samtidigt.

2) Ha en smidig process

Tyvärr är det väldigt vanligt att administratörer får ringa runt som galningar för att få tag på någon som kan täcka ett pass för ordinarie personal. Det är både jobbigt och tidskrävande. Genom att ha en smidig process för bemanning av vikariepass underlättar du inte bara för den som ska hitta en vikarie, utan även för vikarien själv. Eftersom vikarier jobbar få timmar, så uppskattar de tydligheten och smidigheten.

3) Gör det enkelt

Se till att det är enkelt för vikarien att komma in i allt på vårdboendet, även om denne jobbar sällan. Lägg fokus på det viktigaste och ha förståelse för att ingen kan lära sig allt eller göra allt rätt med en gång.

Givetvis ska det alltid främst planeras för att skapa en trevlig arbetsmiljö där ordinarie personal trivs och behovet av vikarier inte uppstår. Det är dock mer en regel än ett undantag att det till och från behöver stöttas upp på vårdboenden och då är det kritiskt att vården är fortsatt högkvalitativ, oavsett vem som jobbar. För att kunna säkerhetsställa detta är det viktigt att ni har en plan där ni proaktivt jobbar med vikarieprocesser, det vinner man på i längden.

WeCareIT är ett system där all information är samlad på ett och samma ställe. Med andra ord är det

enkelt att få en snabb överblick av vad som gäller, något som underlättar enormt för en helt ny vikarie.

För vårdboendet i stort betyder detta att upplärningen går snabbare, att vikarierna i högsta mån utför jobbet på samma sätt som den ordinarie personalen och att tid läggs där den behövs – På vården.

WeCareIT har även skapat en vikariepassfunktion där alla vikarier notifieras om nya pass via SMS. Därefter kan de snabbt och smidigt registrera sitt intresse. Alla vikarier har också möjlighet att se vilka pass som är mest populära så att de själva kan styra sina dagar och öka chanserna till att få passen de önskar. När en vikarie blivit tilldelad ett pass kommer ett SMS med information om detta. Kan det bli enklare?

Vill du veta hur vi på WeCareIT kan hjälpa dig maximera potentialen i vikarierna, hör av dig!